Trong quá trình sử dụng các dịch vụ email ví dụ như Gmail, Yahoo mail,…. thì bạn thường thấy một tính năng mà hầu như dịch vụ thư điện tử nào cũng có, đó là BCC và CC để cho bạn lựa chọn khi cần thiết. Nhiều người không sử dụng hai tính năng này vì họ không biết tác dụng của chúng.
Vậy tác dụng thực sự của hai tính năng này là gì và chúng có những điểm khác nhau nào, bài viết này sẽ chia sẻ cho các bạn những điều thú vị về những chức năng tuyệt vời này!
Nội dung bài viết
1. Trường To trong email là gì?
Trường To là trường dành cho những người nhận email chính. Những người này sẽ tham gia trao đổi công việc trực tiếp với người gửi, được yêu cầu phản hồi lại sau khi nhận thư. Số lượng người nhận thư được đưa vào trường này là không bị giới hạn.
2. Trường Cc trong email là gì? Khi nào cần sử dụng?
Cc là viết tắt của Carbon Copy, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C, người nhận ở trường này sẽ nhận được bản sao của thư. Về mặt hiển thị và xử lý, trường Cc gần giống với trường To.
Tuy nhiên, về mặt ý nghĩa thì Cc và To khác biệt ở chỗ: Người nhận trong trường Cc chỉ là những người được đưa vào để nắm bắt thông tin, không cần nhất thiết phải phản hồi lại.
Thông thường trong công việc, trường Cc được dùng để thêm cấp trên, người quản lý vào, mục đích để những người này nắm bắt được tiến trình công việc và có thể góp ý khi cần thiết.
Ví dụ: Bộ phận tuyển dụng của một Công ty gửi thư mời phỏng vấn cho một ứng viên A, đồng thời muốn báo cáo với giám đốc về kế hoạch buổi phỏng vấn đó. Như vậy, trong trường hợp này, ứng viên A chính là người nhận chính, còn giám đốc chỉ là người để nắm bắt thông tin về kế hoạch và thời gian diễn ra buổi phỏng vấn mà không cần nhất thiết phải phản hồi.
3. Trường Bcc trong email là gì? Khi nào cần sử dụng?
Bcc là viết tắt của Blind Carbon Copy, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+B để sử dụng nhanh tính năng này. Người nhận ở trường này họ sẽ không biết được danh sách những người cùng nhận được thư chung với mình.
Khi người nhận thư trong Bcc nhấn phản hồi và trao đổi với người gửi thì đoạn hội thoại qua mail của 2 người đó cũng là độc lập, những người khác dù có nằm trong luồng cũng không thể nhìn thấy.
Thông thường, trường Bcc được áp dụng nếu người gửi thư không muốn những người nhận biết thông tin lẫn nhau, giúp bảo vệ sự riêng tư cho người nhận và những nội dung phản hồi trong tương lai (giữa người gửi và người nhận).
Ví dụ, bạn đang gửi một email mời tham dự một cuộc họp cho 100 người. Bằng cách sử dụng tính năng BCC, bạn sẽ đảm bảo tính riêng tư về địa chỉ email của tất cả mọi người. Sẽ không ai biết được là bạn gửi thư mời này cho những ai.
Tóm lại, bạn sử dụng Cc để gửi email đến nhiều người và công khai danh tính của họ còn Bcc cũng gửi email đến nhiều người nhưng thông tin về những người đó sẽ được giữ kín.